La transformation de supports d’informations matériels en fichiers informatiques entre entièrement dans le cadre du processus de dématérialisation.
La dématérialisation est un procédé visant à transformer des documents physiques en fichiers numériques. Il peut s’agir de factures, de relevés bancaires ou de bons de livraison à archiver ou de documents directement créés sous forme numérique.
Gestion électronique des documents
Toute entreprise reçoit de nombreux documents au quotidien, en fait circuler autant et doit à terme les stocker, , ce qui nécessite de l’espace. Un des principaux avantages de la dématérialisation réside dans sa capacité à libérer de l’espace dans les locaux grâce à la gestion électronique de documents. L’objectif est de diminuer l’utilisation de papiers et par extension, éliminer l’utilisation d’éléments stockables qui s’accumulent au cours de la vie d’une entreprise. En effet, il est tout à fait possible de signer des documents informatisés, de leur donner une valeur juridique, de les frapper de confidentialité et d’y apposer toutes les fonctions d’un document papier traditionnel.
Les avantages de la dématérialisation
Dématérialiser permet un gain de temps considérable. En effet, la gestion des documents se fait par le truchement des ordinateurs. Cette procédure permettra à l’utilisateur de saisir les références de son document pour le retrouver facilement sans avoir à se déplacer ni à manipuler des archives papier et par la même occasion, le consulter. En seulement quelques clics, les documents peuvent être diffusés et ce, à plusieurs destinataires à la fois. Les entreprises bénéficient alors d’un gain de temps particulièrement apprécié qui va de pair avec l’économie qu’elles réalisent.
Pour une dématérialisation réussie
Le processus de dématérialisation peut prendre des formes différentes. Il s’agit successivement de numériser les documents, traiter les informations afin de les rendre accessibles grâce à l’utilisation de logiciels adéquats et enfin, assurer leur stockage. La dématérialisation réduit considérablement les exemplaires papier en circulation entre les services. Elle évite d’autant plus, les opérations de manipulation telles que photocopie, mise sous pli ou encore impression tout en réduisant considérablement la consommation de papier et d’encre, signe d’une contribution significative à la protection de l’environnement. La dématérialisation s’inscrit ainsi de façon positive dans le cadre du développement durable.