La dématérialisation prend de l’essor. Jadis réservée exclusivement aux administrations et aux grandes entreprises, elle s’est rapidement vulgarisée pour être aujourd’hui pratiquée au sein de toutes les entreprises, qu’importe leur domaine d’activité et leur taille. Focus sur cette pratique qui fait parler d’elle à l’heure de la digitalisation des process.
Qu’est-ce que la dématérialisation ?
La dématérialisation appelée parfois « gestion électronique des documents » est une pratique qui consiste à numériser des documents physiques sur papier pour qu’ils soient directement utilisables dans un processus. Il peut être question par exemple d’un traitement de commandes, de factures, de bons de livraison ou de bulletins de salaires. Cela peut consister aussi à archiver les relevés bancaires ou les courriers sous format numérique.
Par le passé, les entreprises devaient mobiliser 5 à 15% de leur chiffre d’affaires pour gérer leurs documents papiers. L’impression pour sa part accaparait jusqu’à 3% du chiffre d’affaires d’une organisation. En dématérialisant, l’entreprise évite tous ces surcoûts.
Les atouts de cette démarche
Une étude menée par l’Association américaine du management de l’information (AIIM) a démontré qu’un document perdu à remplacer coûterait en moyenne 200 euros à une entreprise. Quand il est mal classé, cela coûte aux environs de 110 euros. Imaginez les dépenses auxquelles vous devrez faire face si vous ne perdiez ne serait-ce qu’une centaine de documents? Effrayant, n’est-ce pas ? Pour vous éviter du stress inutile, passez à l’étape de la dématérialisation.
En outre, cette pratique contribue à accélérer les processus. Elle permet de décharger les collaborateurs de certaines tâches qui prennent beaucoup de temps et ainsi les assigner à des missions à plus forte valeur ajoutée. Saviez-vous qu’un document est photocopié au moins 19 fois dans une entreprise ? Un geste récurrent et chronophage dont on peut parfaitement se passer.
Et puis, la dématérialisation est aussi un geste écologique pour la planète. D’ici 10 ans, la consommation mondiale de papier pourrait augmenter de 40%. Cela entraînera une importante déforestation dont les impacts sur l’environnement sont incommensurables. En parallèle, une flambée du prix du papier est aussi à craindre.
Les étapes de la dématérialisation
La première étape d’une dématérialisation consiste bien évidemment à la numérisation des documents. Heureusement, cette tâche peut être confiée à des prestataires externes dotés des compétences nécessaires en matière de saisie manuelle. Ces derniers peuvent fournir les données saisies en fonction du format désiré.
La seconde étape porte sur le traitement des informations qui permet l’accessibilité des documents. Cela requiert l’usage de programmes informatiques spécifiques associant simplicité d’usage et efficacité.
La troisième étape repose sur le stockage et la sécurité des documents. Des serveurs parfaitement fiables doivent être utilisés pour l’accueil des dossiers numérisés.